Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) je slovenski predpis o delovnih evidencah. Določa, katere evidence mora delodajalec voditi in kako natančne morajo biti.

Poleg tega zakon pomaga pri dokazovanju pravic iz dela ter socialne varnosti. Zato ni pomemben le za kadre. V praksi je to tudi osnova za pravilen obračun plač, prispevkov in odsotnosti.

V manjšem podjetju se težava običajno pokaže šele ob koncu meseca. Direktor ima zapisane prihode in odhode v Excelu. Vodja izmene vodi svoje zapiske. Računovodstvo pa mora iz tega pripraviti obračun plač.

Takrat hitro postane jasno, da ni dovolj, da “približno veste”, kdo je delal. Namesto tega potrebujete sledljive, dosledne in uporabne evidence. Prav tu zakon poseže v vsakdan podjetja.

Če vodite majhno družbo, s.p. z zaposlenimi ali organizirate delo v več izmenah, ta tema vpliva na administracijo in notranji nadzor. Poleg tega vpliva tudi na pripravljenost na inšpekcijski pregled. Za širši kontekst se lahko vrnete tudi na Nazaj na krovni vodnik.

V nadaljevanju se osredotočamo na to, kaj zakon zahteva in kaj iz tega v praksi potrebuje računovodski servis.

Ključni poudarki

  • Zakon določa, katere kadrovske in delovne evidence mora delodajalec voditi ter zakaj so pomembne za obračun in dokazovanje.
  • Evidenca prisotnosti na delovnem mestu ni nujno enaka evidenci izrabe delovnega časa.
  • Za obračun plač so ključni pravočasni, logični in preverljivi podatki o urah in odsotnostih.
  • Ročna evidenca ali Excel lahko delujeta, če sta dosledna, pregledna in sledljiva.
  • Novela ZEPDSV-B (2025) pomeni, da je smiselno preveriti postopek evidentiranja, potrjevanja in hrambe.

Vrsta zapisa | Kaj praviloma pove | Zakaj je pomembno za obračun

Evidenca prisotnosti na delovnem mestu | Prihod in odhod oziroma navzočnost | Sama po sebi pogosto ne zadošča za dodatke, odsotnosti in režime dela

Evidenca izrabe delovnega časa | Vrste ur, odmori, odsotnosti in režimi dela | Je neposredna podlaga za pravilen obračun plač, dodatkov in prispevkov

Kazalo

Kaj ta zakon dejansko ureja

Gre za predpis o delovnih in socialnih evidencah, ki delodajalcem praviloma nalaga vodenje določenih evidenc o zaposlenih, o stroških dela in posebej o izrabi delovnega časa. Njegov namen ni samo administrativen. Namesto tega evidence pomagajo pri dokazovanju dejstev, obračunu plač, spremljanju odsotnosti in skladnosti ob nadzoru.

To je pomembno tudi za računovodstvo. Če podatki o urah, dopustu, bolniški odsotnosti ali praznikih niso pravilni, je lahko napačen že obračun plače. Posledično se lahko nepravilno obračunajo tudi prispevki in druga poročanja.

Zato zakon ne zadeva samo kadrovikov. V manjših podjetjih ga pogosto “živijo” direktor, administracija in računovodski servis hkrati. Če želite še širši kontekst, si lahko ogledate tudi vodnik računovodstvo, kjer je poudarek na pravilnih vhodnih podatkih za obračune.

Za uradna besedila in spremembe je smiselno preverjati tudi objave na Uradnem listu Republike Slovenije.

Katere evidence delodajalec običajno vodi

Čeprav se v javnosti največ govori o urah, je obseg širši. Delodajalec praviloma vodi več različnih evidenc, njihov namen pa ni enak.

  • evidenco o zaposlenih delavcih, kjer se vodijo osnovni podatki o delovnem razmerju,
  • evidenco o stroških dela, ki je pomembna za spremljanje izplačil in povezanih obremenitev,
  • evidenco o izrabi delovnega časa, kjer je v ospredju razporeditev in dejanska uporaba delovnega časa,
  • po potrebi tudi druge povezane evidence, če to zahtevajo drugi predpisi ali posebnosti dejavnosti.

Tu podjetja pogosto zamešajo izraze. Evidenca prisotnosti na delovnem mestu ni nujno enaka evidenci izrabe delovnega časa. Prisotnost pokaže, ali je bil delavec navzoč. Za obračun pa običajno potrebujete več podatkov.

Na primer, pogosto potrebujete podatke o rednem delu, nadurah, nočnem delu, odmoru, prazniku, čakanju ali odsotnosti. Zato je smiselno, da podjetje loči “prihod/odhod” od vsebinske evidence za obračun.

Če vas zanima ožji pojem osnovnega beleženja ur, je uporaben tudi članek Evidenca Ur. Pomaga ločiti vsakdanji izraz od širše zakonske obveznosti.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti: podatki v evidenci izrabe delovnega časa

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti – obvezne delovne in kadrovske evidence

Ko govorimo o evidenci izrabe delovnega časa, podjetniki pogosto vprašajo, kaj mora biti nujno zapisano. Cilj je dvojen. Prvič, evidenca mora biti uporabna za obračun plač. Drugič, služiti mora kot obramba pri vprašanjih zaposlenih ali nadzoru.

Zato je smiselno razmišljati o minimalnem naboru podatkov. Iz zapisa morate razbrati potek dneva in vrsto opravljenega dela.

Minimalni nabor za obračun in dokazovanje

V praksi so najpogosteje ključni: čas prihoda in odhoda ter evidentiranje odmora. Poleg tega so pomembne vrste ur oziroma režimi dela. Sem sodijo redno delo, nadure, nočno delo ter nedeljsko ali praznično delo, če se pojavljajo.

Pomembne so tudi odsotnosti. Na primer dopust, bolniška, službena pot, čakanje in druge odsotnosti po internih pravilih.

Če se delo opravlja v posebnih pogojih, je smiselno dodati še ta podatek. Tako lažje utemeljite dodatke, ko jih obračunavate.

Povezava z razporedom delovnega časa

Evidenc ne morete obravnavati ločeno od razporeditve delovnega časa. Tudi natančen seznam prihodov in odhodov je lahko problematičen, če ga ne morete povezati z razporedom. Zato mora biti razvidno, kako je bil delavec razporejen in kaj se je dejansko izvedlo.

Zato je koristno, da so pravila jasna. Najprej določite, kako se odredi in potrdi nadurno delo. Nato določite, kdaj se odmor šteje kot izrabljen in kako se evidentira. Podobno uredite pravila za delo od doma ali na terenu. Na koncu pa določite, kdo potrdi končno evidenco za obračunsko obdobje.

Najpogostejše napake pri vodenju evidence delovnega časa

Najprej so tu nedosledne oznake. Na primer enkrat “nadure”, drugič “plus ure”, tretjič pa samo popravek seštevka. Tak zapis povzroča dvome in več ročnega dela.

Drugič, težave nastanejo pri odmorih. Če so odmori manjkajoči ali nelogično evidentirani, to hitro sproži vprašanja. To velja pri nadzoru, pa tudi pri razlagi zaposlenim.

Tretjič, problem so naknadni popravki brez sledi. Takrat ni jasno, kdo je spremembo naredil in zakaj. Četrtič, pogosto se pojavi neujemanje z razporedom. Evidenca pokaže eno, razpored drugo, podjetje pa nima dokumentirane podlage za odstopanje.

Če želite, da evidenca ni samo “tabela za plače”, jo povežite z internimi akti in potrjevanjem. Tako lahko računovodski servis pravočasno opozori na nelogičnosti. Posledično se izognete napačnemu obračunu.

Kaj iz teh evidenc potrebuje računovodski servis

Računovodski servis iz evidence ne potrebuje samo “števila ur”. Potrebuje podatke za pravilen obračun in razumljivo revizijsko sled. Zato morajo biti zapisi pravočasni, logični in usklajeni z internimi pravili podjetja.

Kateri podatki so običajno ključni za obračun

  • število rednih ur po dnevih ali obračunskem obdobju,
  • nadure in morebitni dodatki,
  • nočno, nedeljsko ali praznično delo, če se pojavlja,
  • izraba letnega dopusta, bolniške odsotnosti in druge odsotnosti,
  • podatki o delu na terenu, od doma ali po posebnem razporedu,
  • usklajenost z razporedom dela in internimi akti.

Če podjetje računovodstvu pošlje samo mesečni seštevek brez pojasnil, servis težko presodi, ali je obračun pravilen. Zato dober servis stranko opozori že prej. Evidenca ni priloga k plači. Je temelj za plačo.

Na eracunovodja.net je poudarek prav na takšni praktični uporabnosti podatkov. Poleg tega lahko za širši pregled vloge računovodje preberete tudi članek računovodja.

Zakaj je evidenca delovnega časa tako izpostavljena

V zadnjih letih je največ pozornosti namenjene prav evidenci delovnega časa oziroma evidenci izrabe delovnega časa. Razlog je preprost. Tu najhitreje nastanejo spori, napake pri obračunu in težave ob nadzoru.

Posebej občutljiva so podjetja z izmenskim delom, terenskim delom ali delom od doma. Prav tako so zahtevni zelo fleksibilni urniki.

Izraz nova evidenca delovnega časa ali evidenca delovnega časa po novem ljudje pogosto uporabljajo za spremembe pravil. Vendar samo nov obrazec še ne reši težave. Ključno je, ali zapis odraža način dela in ali je uporaben pri obračunu.

Mnoga manjša podjetja še vedno uporabljajo ročno evidenco ali Excel. To samo po sebi ni problem, če je metoda dosledna in preverljiva. V praksi je pomembna tudi sledljivost sprememb.

Za praktične predloge si lahko ogledate tudi članek Evidenca Delovnega Časa Excel. Tam je poudarek na organizaciji zapisa, ne samo na datoteki.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti: novela ZEPDSV-B (2025)

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti – vodenje evidence delovnega časa za obračun plač

Ker se izraz “po novem” pogosto nanaša na zakonodajne spremembe, je smiselno razumeti kontekst novele ZEPDSV-B (2025). Novela je bila sprejeta z namenom jasnejše ureditve nekaterih vprašanj. Hkrati je ciljala na razbremenitev tam, kjer se je v praksi pokazalo preveč administracije.

Kaj naj delodajalec po noveli preveri

Najprej preglejte proces, ne le obrazca. Nato preverite, koga evidenca dejansko zadeva. Podjetja se včasih oprejo na “tipske” rešitve, ki ne pokrijejo vseh režimov dela.

Nato poglejte, kako evidentirate delo na terenu in delo od doma. Prav tam hitro nastanejo razlike med dejanskim potekom dneva in zapisom. Podobno velja za fleksibilne urnike. Odstopanja so lahko dovoljena, vendar morajo ostati dokazljiva in razumljiva.

Potrjevanje in hramba evidence

Pomembno je tudi, kdo evidenco potrjuje in kdaj. Če se evidenca “zaključi” šele takrat, ko računovodstvo že pripravlja obračun, pride do poznih popravkov. Posledično se poveča tveganje napak in nesporazumov z zaposlenimi.

Hkrati preverite, kje se evidence hranijo. Pomembna sta dostopnost in sledljivost sprememb, še posebej pri elektronskem vodenju. Za splošne informacije o varstvu osebnih podatkov je uporaben tudi vir Informacijski pooblaščenec.

Uskladitev s širšim delovnopravnim okvirom

Pri zakonodajnih spremembah se podjetja včasih preveč osredotočijo na ZEPDSV. V praksi pa se delovni čas, nadure in odmor presojajo širše, tipično tudi skozi ZDR-1 in interne akte.

Zato je pri prilagoditvah po noveli smiselno preveriti interna pravila. Pomembno je, da so usklajena z dejanskim procesom. Če imate več režimov dela, je tveganje za neusklajenost večje. V takem primeru je pogosto koristno, da postopek pregleda nekdo, ki razume obračunski in dokazni vidik.

Pogoste zmede med prisotnostjo, urami in plačo

Ena najpogostejših napak je domneva, da je evidenca prisotnosti na delovnem mestu dovolj za obračun plače. Običajno ni. Kartica prihoda in odhoda ne pove nujno, kaj se je vmes zgodilo.

Na primer, ne pove, ali je bil odmor evidentiran. Prav tako ne pove, ali je šlo za nadurno delo. Poleg tega ne pokaže, ali je bil delavec tisti dan razporejen drugače.

Kje nastanejo praktične težave

Prva težava je pri dodatkih. Če ni jasno, katere ure so bile opravljene ponoči, v nedeljo ali na praznik, lahko obračun dodatkov odstopa od dejanskega stanja.

Druga težava je pri odsotnostih. Bolniška odsotnost, dopust, službena pot ali čakanje na delo imajo lahko različen vpliv na obračun. Zato morajo biti pravilno označeni.

Tretja težava je dokazovanje. Če pride do vprašanj zaposlenega ali inšpekcijskega postopka, je poznejše popravljanje zapisov manj prepričljivo. Zato je bolje voditi evidenco sproti.

Z vidika računovodskega servisa je zato koristno, da podjetje vnaprej določi odgovornosti. Pomembni so: kdo vnese podatke, kdo jih potrdi in kdaj se posredujejo v obračun.

Kako si podjetje prakso uredi brez nepotrebnega kaosa

Dobro urejen sistem ni nujno drag ali zapleten. Vendar mora biti jasen. Najprej določite, katero evidenco vodite zaradi delovnopravnih obveznosti. Nato določite, katere podatke iz nje potrebuje računovodstvo.

Uporaben praktični pristop

  • določite odgovorno osebo za dnevni ali tedenski vnos,
  • poenotite oznake za vrste dela in odsotnosti,
  • vzpostavite rok za mesečno potrditev evidence,
  • preverite, ali se zapis ujema z internim razporedom dela,
  • pred pošiljanjem v obračun opravite osnovno logično kontrolo.

Za manjša podjetja je pogosto dovolj dobro pripravljen proces. Zato ni nujno, da takoj kupite zapleten program. Po drugi strani pa pri več zaposlenih ali več lokacijah standardizacija postane ključna.

Pomembno je tudi, da računovodski servis vključite pravočasno. Če postopek postavite vnaprej, so popravki redkejši. Na področjih, kjer se stikajo evidence, plače in prispevki, je smiselno spremljati tudi vsebine v kategorijah Plače & Prispevki in Bilance, Evidence & Knjiženje.

Orodja za vodenje evidence: Excel predloge in aplikacije, izvozi za obračun in varstvo osebnih podatkov

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti – skladnost in pripravljenost na inšpekcijo

Ko podjetje enkrat postavi pravila in odgovornosti, se pojavi vprašanje orodja. V praksi se večina manjših delodajalcev odloča med dvema pristopoma: Excel predlogami in namenskimi aplikacijami. Aplikacije lahko beležijo prihod, odhod in odsotnosti. Poleg tega pogosto omogočajo izvoz za obračun plač.

Excel predloge: kaj se v praksi najpogosteje zatakne

Excel predloge so lahko zelo različne, tudi če na prvi pogled izgledajo podobno. Nekatera podjetja imajo tedenski format, ker vodja izmene lažje sproti potrjuje. Druga imajo mesečni format, ker je prilagojen obračunskemu ciklu.

Pri projektno organiziranem delu se pogosto pojavi potreba po predlogi “po projektih”. Takrat se poleg ur beleži tudi stroškovno mesto ali projekt. To lahko vpliva na notranje poročanje.

Poseben primer so predloge, ki ločujejo nadure in dodatke po dnevih. Tam se napake pri oznakah običajno pokažejo najhitreje. Zato je smiselno, da so oznake poenotene in da so seštevki kontrolirani.

Aplikacije: potrjevanje, sledljivost in izvozi

Namenske mobilne ali spletne aplikacije lahko olajšajo beleženje pri delu na terenu ali pri več lokacijah. Vnos se zato pogosto zgodi ob dejanskem dogodku, ne šele ob koncu tedna. Poleg tega aplikacije pogosto pomagajo pri potrjevanju in omejitvah naknadnih sprememb.

Za računovodstvo je ključno, ali aplikacija omogoča smiselne izvoze. V praksi to pomeni izvoz po obračunskem obdobju, po zaposlenem in po vrstah ur. Tako se izognete ročnemu prepisovanju.

Varstvo osebnih podatkov in dostopi

Pri aplikacijah se pogosto odpre še vprašanje varstva osebnih podatkov. Evidenca delovnega časa je osebni podatek. V nekaterih rešitvah se lahko obdelujejo tudi dodatni podatki, na primer lokacija ali GPS, če podjetje uporablja takšno funkcionalnost.

Zato jasno določite, kdo ima dostop do podatkov, kje se hranijo in kako dolgo. Pomembna je tudi revizijska sled sprememb. Tudi pri Excelu to ni nepomembno, ker se datoteke pogosto pošiljajo po e-pošti ali shranjujejo na skupnih diskih.

Če želite, da je proces stabilen, uredite varnost hkrati z vsebino evidence. Pri tem vam lahko pomaga tudi notranja standardizacija. Na primer, pregled pravil in vlog lahko povežete z vsebinami o podjetništvo, kjer so zbrane širše teme upravljanja poslovanja.

Kratek slovar pojmov

  • Evidenca o zaposlenih delavcih: osnovna kadrovska evidenca o delovnem razmerju posameznika.
  • Evidenca o izrabi delovnega časa: zapis o tem, kako je delavec dejansko uporabljal delovni čas, vključno z odsotnostmi in posebnimi okoliščinami dela.
  • Evidenca prisotnosti na delovnem mestu: ožji zapis navzočnosti, ki sam po sebi morda še ne zadostuje za obračun plače.
  • Obračun plače: izračun izplačila in povezanih obveznosti na podlagi pravilnih vhodnih podatkov.
  • Računovodski servis: zunanji izvajalec, ki iz prejetih podatkov pripravi obračune, knjiženja in povezana poročanja.

Ta članek je namenjen splošnemu informiranju in ne predstavlja pravnega, davčnega ali računovodskega nasveta. Konkretne obveznosti delodajalca se lahko razlikujejo glede na dejavnost, organizacijo dela in veljavno zakonodajo. Pred odločitvijo ali spremembo postopkov preverite aktualne zahteve pri pristojnih organih, po potrebi tudi pri FURS, ter se posvetujte z usposobljenim strokovnjakom.

Pogosta vprašanja

Ali zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti velja za vsakega delodajalca?

Da, zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti praviloma velja za delodajalce, ki morajo voditi predpisane evidence o zaposlenih in o delu. Natančen obseg obveznosti je lahko odvisen od statusa delodajalca, vrste dela in drugih predpisov.

Pri mikro podjetjih je pogosta zmota, da so zaradi majhnosti izvzita. Običajno niso. Razlika je prej v kompleksnosti izvedbe kot v obstoju obveznosti. Če imate specifične oblike dela, zato preverite, ali vaši obrazci in postopki pokrivajo vse potrebno.

Ali je evidenca prisotnosti na delovnem mestu enaka evidenci delovnega časa?

Ne nujno. Evidenca prisotnosti običajno pokaže prihod, odhod ali navzočnost. Po drugi strani pa evidenca delovnega časa oziroma izrabe delovnega časa praviloma zajema širši okvir. Za obračun plače je pomembno, ali so bile ure redne, nadurne, praznične, nočne ali povezane z odsotnostjo.

Če imate samo evidenco prisotnosti, računovodski servis morda še vedno nima dovolj podatkov. Zato je dobro ločiti tehnično beleženje prisotnosti od dejanske obračunske dokumentacije.

Ali lahko podjetje vodi ročno evidenco delovnega časa?

V številnih primerih je to mogoče, če je evidenca pregledna, redna, vsebinsko ustrezna in verodostojna. Zakon praviloma ne nagrajuje oblike. Namesto tega “nagrajuje” kakovost in uporabnost podatkov.

Težava ročne evidence nastane, ko zapisi niso sprotni. Težava nastane tudi, ko manjkajo pojasnila ali ko se pojavijo naknadni popravki brez sledi. Pri manjšem kolektivu lahko ročna evidenca deluje. Pri več zaposlenih pa se napake hitro množijo.

Ali je Excel dovolj dober za vodenje evidence delovnega časa?

Excel je lahko uporaben, če je datoteka smiselno pripravljena in če imate jasna pravila vnosa, kontrole in potrjevanja. Vendar dokument sam ne reši vsebine. Če oznake niso poenotene, boste imeli težave.

Prav tako nastane problem, če se ure seštevajo napačno ali če ni jasno, kdo odgovarja za pregled. Zato Excel pogosto zadostuje kot prehodna rešitev. V zahtevnejših okoljih pa se splača razmisliti o bolj strukturiranem sistemu.

Zakaj računovodski servis potrebuje tako podrobne podatke iz evidence?

Ker iz enega seštevka ur običajno ni mogoče zanesljivo določiti vseh elementov obračuna. Različne vrste ur in odsotnosti vplivajo na plačo, dodatke in prispevke. Če servis ne prejme pravilnih vhodnih podatkov, ne more potrditi pravilnosti obračuna.

Dober računovodski servis zato ne deluje samo kot izvajalec vnosa. Deluje tudi kot opozorilna točka, ko podatki niso logični ali popolni. Posledično podjetje prihrani poznejša pojasnjevanja in popravke.

Ali mora delodajalec hraniti tudi podporno dokumentacijo k evidencam?

Praviloma je to smiselno, pogosto pa tudi potrebno zaradi dokazovanja podlage za posamezne vpise. Sama tabela ur brez podlage je lahko premalo. To se pokaže pri vprašanjih o nadurah, bolniški odsotnosti, razporedu dela ali posebnem režimu dela.

Podporno dokumentacijo lahko predstavljajo interni sklepi, razporedi, odredbe ali potrdila. Obseg hrambe in roki so lahko odvisni od predpisov. Zato je pametno, da podjetje uskladi pristop med kadri, vodstvom in računovodstvom.

Kako je ta zakon povezan s FURS, če gre predvsem za delovnopravne evidence?

Posredno zelo. Čeprav zakon primarno ureja evidence na področju dela in socialne varnosti, se podatki pogosto uporabijo kot podlaga za obračun plač, prispevkov in poročanj. Zato lahko napačna evidenca sproži verigo napak tudi v davčnem delu poslovanja.

FURS praviloma zanima pravilnost obračunov in predloženih podatkov. Zato teh evidenc ne obravnavajte kot ločen administrativni otok. Namesto tega jih obravnavajte kot del sistema skladnosti.

Ali obstaja en sam obvezen obrazec za evidenco prisotnosti na delovnem mestu?

Podjetniki pogosto iščejo “uradni PDF obrazec”. V praksi pa je bolj pomembno, ali obrazec pokrije zahtevane in poslovno potrebne podatke. En sam univerzalen vzorec redko ustreza vsem dejavnostim.

Pisarniško delo, izmensko delo, terensko delo in delo od doma imajo različne potrebe. Zato je bolje izhajati iz obveznih podatkov. Nato prilagodite obrazec dejanskemu procesu v podjetju.

Kako pogosto naj podjetje preverja pravilnost evidenc?

Najbolj varno je sprotno vodenje s tedensko ali mesečno kontrolo. Če podjetje čaka do konca meseca, odgovorna oseba podatke pogosto dopolnjuje po spominu. Posledično se poveča tveganje napak.

Zato pred zaključkom obračuna opravite kratko kontrolo logike. Na primer preverite ujemanje z razporedom in odsotnostmi. Pri večjih ekipah je takšna kontrola skoraj nujna.

Kdaj je smiselno poiskati zunanjo strokovno pomoč?

Običajno takrat, ko evidence redno povzročajo vprašanja pri obračunih. Prav tako pomoč pride prav, ko imate več režimov dela ali ko niste prepričani, ali postopki ustrezajo aktualnim zahtevam.

Zunanja pomoč je koristna tudi pri prehodu na digitalni proces ali pri rasti podjetja. Na eracunovodja.net najdete strokovne vsebine. Za konkretno presojo pa je smiselno stopiti v stik z Arturjem Pečečnikom, Magistrom, če želite pregled postopka glede na vaše poslovanje.

Kaj pomeni 18. člen ZEPDSV za evidenco izrabe delovnega časa v praksi?

V praksi se to pogosto pokaže kot vprašanje, ali evidenca vsebuje dovolj podatkov, da je verodostojna in uporabna. Zato preverite “dnevno logiko”: prihod, odhod, odmor, vrste ur in odsotnosti. Nato preverite povezavo z razporeditvijo delovnega časa.

Če evidenca obstaja zgolj kot mesečni seštevek, se težave hitro pokažejo. Tipično se pojavijo pri dodatkih, nadurah in dokazovanju odstopanj. Ker se tolmačenja lahko spreminjajo, preverjajte tudi usmeritve pristojnih organov.

Kaj se je spremenilo z novelo ZEPDSV-B (2025) glede beleženja izrabe delovnega časa?

Novela ZEPDSV-B (2025) je naslovila praktična vprašanja pri vodenju evidence izrabe delovnega časa. Njen namen je bil jasnejša ureditev in razbremenitev tam, kjer je bila administracija nesorazmerna.

Za delodajalca to pomeni, da preveri usklajenost postopkov evidentiranja in potrjevanja. Poleg tega preveri, ali je jasno urejena hramba evidence. Ker se izvedba razlikuje glede na organizacijo dela, preverite tudi skladnost z internimi akti in širšim delovnopravnim okvirom, na primer ZDR-1.

Ali mora delodajalec voditi evidenco delovnega časa tudi za delo od doma ali terensko delo?

V večini primerov mora biti tudi takšno delo evidentirano. Delovni čas in odsotnosti se obračunajo ne glede na lokacijo opravljanja dela. Izziv je v izvedbi, zato so jasna pravila še pomembnejša.

Smiselno je, da podjetje v internem aktu določi način beleženja. Določite prihod, odhod, odmor in pravila za odstopanja. Nato določite, kdo potrdi evidenco, preden gre v obračun.

Kje se mora hraniti evidenca izrabe delovnega časa (pri delodajalcu, na lokaciji, elektronsko) in koliko časa?

Na splošno mora biti evidenca organizirana tako, da je dostopna in verodostojna. Poleg tega jo morate znati predložiti ob nadzoru. V praksi se evidence pogosto hranijo elektronsko, kar je lahko ustrezno.

Vendar morajo biti urejeni dostopi, varnost, sledljivost sprememb in roki hrambe. Ker se zahteve razlikujejo glede na vrsto evidence in druge predpise, preverite aktualne roke pri pristojnih organih. Nato hrambo uskladite z internimi akti in procesom dela.

Ali zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti določa enotno obliko evidence?

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti je v praksi bolj usmerjen v vsebino in verodostojnost podatkov kot v “eno pravilno datoteko”. Zato je pomembno, da izbrana oblika podpira potrjevanje, sledljivost in logično kontrolo. Ne glede na to, ali uporabljate Excel ali aplikacijo, mora evidenca delovati v vašem procesu.

Kako naj podjetje poveže zahteve zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti z obračunom plač?

Najprej določite pravila označevanja ur in odsotnosti. Nato postavite rok za mesečno potrditev evidence. Tako bo zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti v praksi podpiral tudi obračun, ne pa ga zaviral. Posledično računovodski servis prejme pravočasne in preverljive podatke.

Ključni poudarki

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti ni samo kadrovska tema, ampak pomembna osnova za pravilen obračun plač in prispevkov.
  • Evidenca prisotnosti na delovnem mestu in evidenca izrabe delovnega časa nista vedno ista stvar.
  • Računovodski servis za pravilen obračun potrebuje vsebinsko uporabne, pravočasne in preverljive podatke.
  • Ročna evidenca ali Excel sta lahko ustrezna, če sta dosledna, pregledna in prilagojena dejanskemu načinu dela.
  • Pri nejasnostih je smiselno uskladiti postopek med vodstvom, kadri in računovodstvom, ne šele popravljati napak po obračunu.

Zaključek

Pri tem zakonu je najlažje zgrešiti bistvo, če ga razumete le kot obveznost vodenja še ene tabele. V resnici gre za sistem dokazov in podatkov. Ti podatki vplivajo na pravice zaposlenih in pravilnost obračunov.

Če evidence niso postavljene dobro, težava ne ostane samo v administraciji. Hitro se pokaže pri plačah, odsotnostih in pojasnjevanju ob nadzoru.

Zato večini malih podjetij najbolj pomaga poenostavljen proces. Najprej postavite jasna pravila vnosa. Nato določite odgovorno osebo. Pomembne so tudi dosledne oznake in pravočasna oddaja računovodstvu.

Če želite strokovno presojo, ali vaš sistem evidenc podpira pravilen obračun plač, raziščite vsebine na eracunovodja.net. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Arturja Pečečnika za usmeritev glede na vaš položaj.

Ta članek vsebuje splošne informacije in ne predstavlja strokovnega finančnega, davčnega ali pravnega svetovanja. Davčna zakonodaja in regulatorne zahteve v Sloveniji se lahko spremenijo. Aktualne obveznosti preverite pri FURS oziroma pri drugih pristojnih organih ali se za nasvet, prilagojen vaši situaciji, posvetujte z usposobljenim računovodskim strokovnjakom.

Uredništvo eRačunovodja
Računovodski uredniki

Pišemo o davkih, plačah in vodenju poslovnih knjig za slovenska podjetja — praktično in razumljivo, brez nepotrebnega žargona.